Gli atti notori perdono l’autentica

da Il Sole 24 ore del 22.2.99

La circolare n. 2 del 2 febbraio ’99 del ministero dell’Interno ha fornito importanti chiarimenti sulle modalità di presentazione delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Il regolamento 403/98 ha infatti stabilito (articolo 3, comma 1) l’obbligo di sottoscrizione delle dichiarazioni di atto notorio dinanzi al dipendente addetto, consentendo che queste dichiarazioni siano presentate contestualmente all’istanza a cui si riferiscono. La circolare n. 2/99 contiene su questo punto un importante refuso, laddove afferma, a commento dell’articolo 2, che già la legge 127 del ’97 avrebbe soppresso la necessità di autenticazione della sottoscrizione per le dichiarazioni sostitutive di atto notorio. In realtà, la circolare intendeva riferirsi alle istanze amministrative, mentre per le dichiarazioni di atto notorio tale conseguenza si realizzerà solo ora, con l’entrata in vigore del Dpr 403/98 a decorrere dal 23 febbraio.
Questo significa che, da questa data in poi, tali dichiarazioni possono essere non più autenticate con la formula solenne prevista dall’articolo 20 della legge 15/68, essendo sufficiente l’identificazione del richiedente al_l’atto della sottoscrizione dinanzi al dipendente addetto. Dal semplice fatto che la procedura di identificazione non si chiama più di "autenticazione" discende il venir meno dell’obbligo di assolvere l’imposta di bollo, imposta che invece continua a essere dovuta (sia prima, sia dopo il 23 febbraio) qualora la procedura di identificazione sia formalizzata (anche per mera scelta dell’interessato) con l’autentica ai sensi del predetto articolo 20.
Quest’ultima procedura, infatti, non è stata abrogata, per cui è sempre possibile farvi ricorso ed è pertanto sbagliato il comportamento di alcuni uffici comunali che arrivano a mandare indietro i cittadini che fanno espressa richiesta di autenticazione della sottoscrizione (eccettuate le domande di partecipazione a concorsi pubblici, per la cui sottoscrizione vige il divieto di autenticazione ai sensi dell’articolo 3, comma 5 della legge 127/97).
A partire dal 6 luglio 1998, tuttavia, è in vigore un regime speciale del tutto particolare (previsto dall’articolo 2, commi 10 e 11 della legge 191/98), il quale consente all’interessato di presentare dichiarazioni di atto notorio di cui all’articolo 4 della legge n. 15/68, anche rimanendo a casa, senza cioè la necessità della autenticazione di firma, e neppure della identificazione in presenza del pubblico ufficiale ricevente (l’eventuale sottoscrizione dinanzi al dipendente addetto, inoltre, comporta in questi casi la non applicazione dell’imposta di bollo).
La particolarità è in primo luogo del fatto che si permette a tutti di presentare a nome di chiunque questa dichiarazione solenne di impegno e di responsabilità, consentendosi al tempo stesso di rimanere di fatto nell’anonimato, senza cioè lasciare in mani dell’ufficio un traccia sicura della "paternità" della dichiarazione. Tant’è che una prima eccezione a questo regime, per la «peculiarità della materia trattata», è stata prevista dal ministero degli Interni a proposito della autocertificazione antimafia, che continua a sottostare all’autentica ex articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, «nonostante la nuova disciplina delle dichiarazioni sostituive introdotta dall’articolo 2, commi 10 e 11, della legge 191/98» (circolare n. 559/Leg/240.517.8 del 18 dicembre 1998).
In secondo luogo, la particolarità sta nel fatto che questo regime speciale entra in funzione in virtù di un appiglio procedurale che è privo di spiegazione: che si tratti, cioè, di una dichiarazione di atto notorio "contenuta" in una istanza amministrativa.
Già prima della circolare n. 2/99, lo stesso ministero dell’Interno era stato costretto a precisare (con la circolare n. 14 del 2 settembre ’98) che la dichiarazione di atto notorio deve intendersi "contenuta" in una stanza, e quindi ammessa alla scorciatoia procedurale di cui si diceva, non solo quando essa sia materialmente "incorporata" nell’istanza stessa (cioè quando si tratta di una dichiarazione-domanda che si chiude con la sottoscrizione dell’istanza stessa), ma anche quando si tratta di una separata dichiarazione di atto notorio, allorquando questa sia allegata a una istanza in cui si faccia «espresso riferimento» a essa.
Con la circolare n. 2/99 la "scorciatoia" viene ulteriormente allargata ed estesa anche alle dichiarazioni di atto notorio «non comprese in una istanza a una pubblica amministrazione, ma comunque richiamate nell’istanza medesima o a essa collegate funzionalmente, anche se prodotte non contestualmente ma in un secondo momento». Pertanto, il confine tra dichiarazioni ammesse e dichiarazioni non ammesse alla scorciatoia in parola è ora nel "collegamento funzionale" della dichiarazione di atto notorio rispetto a una istanza amministrativa, quand’anche questa sia stata già in precedenza presentata.
La regola di base è dunque che tutte le dichiarazioni di atto notorio, anche se separatamente redatte, possono essere prodotte senza necessità di autenticazione della firma (e senza imposta di bollo) anche prima del 23 febbraio prossimo, purché abbiano un qualsiasi collegamento funzionale con una contestuale o precedente istanza amministrativa. Queste dichiarazioni, inoltre, possono essere presentate direttamente allo sportello dall’interessato, ma possono anche semplicemente essere "inviate" all’ufficio che ha in carico l’istanza principale, con allegata la fotocopia di un documento di identità (senza perciò la necessità di una sottoscrizione alla presenza del dipendente addetto).
Restano però fuori da questo regime speciale le dichiarazioni sostitutive del tutto "scollegate" da una istanza amministrativa. In questo caso, fino al 22 febbraio ’99 vale la regola dell’obbligo di autenticazione (con l’imposta di bollo dovuta), mentre dal 23 febbraio in poi vale quanto previsto dall’articolo 3, comma 1 del regolamento sulla semplificazione, e cioè che la sottoscrizione deve essere apposta in presenza del dipendente addetto (senza assolvere l’imposta di bollo).
Giuseppe Pasquale