Gli
atti notori perdono l’autentica
da Il Sole 24 ore del 22.2.99
La circolare n. 2 del 2 febbraio ’99 del ministero dell’Interno ha fornito
importanti chiarimenti sulle modalità di presentazione delle dichiarazioni
sostitutive dell’atto di notorietà. Il regolamento 403/98 ha infatti
stabilito (articolo 3, comma 1) l’obbligo di sottoscrizione delle dichiarazioni
di atto notorio dinanzi al dipendente addetto, consentendo che queste dichiarazioni
siano presentate contestualmente all’istanza a cui si riferiscono. La circolare
n. 2/99 contiene su questo punto un importante refuso, laddove afferma,
a commento dell’articolo 2, che già la legge 127 del ’97 avrebbe
soppresso la necessità di autenticazione della sottoscrizione per
le dichiarazioni sostitutive di atto notorio. In realtà, la circolare
intendeva riferirsi alle istanze amministrative, mentre per le dichiarazioni
di atto notorio tale conseguenza si realizzerà solo ora, con l’entrata
in vigore del Dpr 403/98 a decorrere dal 23 febbraio.
Questo significa che, da questa data in poi, tali dichiarazioni possono
essere non più autenticate con la formula solenne prevista dall’articolo
20 della legge 15/68, essendo sufficiente l’identificazione del richiedente
al_l’atto della sottoscrizione dinanzi al dipendente addetto. Dal semplice
fatto che la procedura di identificazione non si chiama più di "autenticazione"
discende il venir meno dell’obbligo di assolvere l’imposta di bollo, imposta
che invece continua a essere dovuta (sia prima, sia dopo il 23 febbraio)
qualora la procedura di identificazione sia formalizzata (anche per mera
scelta dell’interessato) con l’autentica ai sensi del predetto articolo
20.
Quest’ultima procedura, infatti, non è stata abrogata, per cui
è sempre possibile farvi ricorso ed è pertanto sbagliato
il comportamento di alcuni uffici comunali che arrivano a mandare indietro
i cittadini che fanno espressa richiesta di autenticazione della sottoscrizione
(eccettuate le domande di partecipazione a concorsi pubblici, per la cui
sottoscrizione vige il divieto di autenticazione ai sensi dell’articolo
3, comma 5 della legge 127/97).
A partire dal 6 luglio 1998, tuttavia, è in vigore un regime
speciale del tutto particolare (previsto dall’articolo 2, commi 10 e 11
della legge 191/98), il quale consente all’interessato di presentare dichiarazioni
di atto notorio di cui all’articolo 4 della legge n. 15/68, anche rimanendo
a casa, senza cioè la necessità della autenticazione di firma,
e neppure della identificazione in presenza del pubblico ufficiale ricevente
(l’eventuale sottoscrizione dinanzi al dipendente addetto, inoltre, comporta
in questi casi la non applicazione dell’imposta di bollo).
La particolarità è in primo luogo del fatto che si permette
a tutti di presentare a nome di chiunque questa dichiarazione solenne di
impegno e di responsabilità, consentendosi al tempo stesso di rimanere
di fatto nell’anonimato, senza cioè lasciare in mani dell’ufficio
un traccia sicura della "paternità" della dichiarazione. Tant’è
che una prima eccezione a questo regime, per la «peculiarità
della materia trattata», è stata prevista dal ministero degli
Interni a proposito della autocertificazione antimafia, che continua a
sottostare all’autentica ex articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n.
15, «nonostante la nuova disciplina delle dichiarazioni sostituive
introdotta dall’articolo 2, commi 10 e 11, della legge 191/98» (circolare
n. 559/Leg/240.517.8 del 18 dicembre 1998).
In secondo luogo, la particolarità sta nel fatto che questo
regime speciale entra in funzione in virtù di un appiglio procedurale
che è privo di spiegazione: che si tratti, cioè, di una dichiarazione
di atto notorio "contenuta" in una istanza amministrativa.
Già prima della circolare n. 2/99, lo stesso ministero dell’Interno
era stato costretto a precisare (con la circolare n. 14 del 2 settembre
’98) che la dichiarazione di atto notorio deve intendersi "contenuta" in
una stanza, e quindi ammessa alla scorciatoia procedurale di cui si diceva,
non solo quando essa sia materialmente "incorporata" nell’istanza stessa
(cioè quando si tratta di una dichiarazione-domanda che si chiude
con la sottoscrizione dell’istanza stessa), ma anche quando si tratta di
una separata dichiarazione di atto notorio, allorquando questa sia allegata
a una istanza in cui si faccia «espresso riferimento» a essa.
Con la circolare n. 2/99 la "scorciatoia" viene ulteriormente allargata
ed estesa anche alle dichiarazioni di atto notorio «non comprese
in una istanza a una pubblica amministrazione, ma comunque richiamate nell’istanza
medesima o a essa collegate funzionalmente, anche se prodotte non contestualmente
ma in un secondo momento». Pertanto, il confine tra dichiarazioni
ammesse e dichiarazioni non ammesse alla scorciatoia in parola è
ora nel "collegamento funzionale" della dichiarazione di atto notorio rispetto
a una istanza amministrativa, quand’anche questa sia stata già in
precedenza presentata.
La regola di base è dunque che tutte le dichiarazioni di atto
notorio, anche se separatamente redatte, possono essere prodotte senza
necessità di autenticazione della firma (e senza imposta di bollo)
anche prima del 23 febbraio prossimo, purché abbiano un qualsiasi
collegamento funzionale con una contestuale o precedente istanza amministrativa.
Queste dichiarazioni, inoltre, possono essere presentate direttamente allo
sportello dall’interessato, ma possono anche semplicemente essere "inviate"
all’ufficio che ha in carico l’istanza principale, con allegata la fotocopia
di un documento di identità (senza perciò la necessità
di una sottoscrizione alla presenza del dipendente addetto).
Restano però fuori da questo regime speciale le dichiarazioni
sostitutive del tutto "scollegate" da una istanza amministrativa. In questo
caso, fino al 22 febbraio ’99 vale la regola dell’obbligo di autenticazione
(con l’imposta di bollo dovuta), mentre dal 23 febbraio in poi vale quanto
previsto dall’articolo 3, comma 1 del regolamento sulla semplificazione,
e cioè che la sottoscrizione deve essere apposta in presenza del
dipendente addetto (senza assolvere l’imposta di bollo).
Giuseppe Pasquale
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