da Il Sole 24 ore del 24.6.98

ROMA — Nuova tornata per la segnalazione degli archivi. Il 30 giugno scade il secondo e ultimo termine per notificare al Garante per la privacy l’esistenza degli archivi aperti prima del 1° gennaio 1998. È quanto ha reso noto l’ufficio del Garante, spiegando in una nota che «entro lo scorso 31 marzo, vari soggetti hanno notificato gli archivi automatizzati e quelli cartacei riguardanti dati cosiddetti sensibili. La notificazione riguarda oggi, invece, gli archivi cartacei che non contengono dati sensibili, in possesso di pubbliche amministrazioni e di privati».  «L’obbligo — ricorda il Garante — non deve essere adempiuto da chi può avvalersi dei diversi casi di esonero previsti dalla legge 675: artigiani, piccoli imprenditori, condomini, liberi professionisti, associazioni e fondazioni senza scopo di lucro, la comune gestione degli adempimenti fiscali, contabili, assistenziali e retributivi. È esonerato anche chi nella notificazione inviata il 31 marzo ha già dichiarato tutti gli archivi in proprio possesso, «a prescindere dalle tecniche impiegate e dal genere di dati».  Ma la scadenza del 30 giugno è prevista anche per «determinate attività compiute da soggetti pubblici per finalità di giustizia, di prevenzione e accertamento dei reati». Ed è il caso, per esempio, degli uffici giudiziari o del casellario giudiziale.
Il Garante, nel suo comunicato,ricorda le modalità che devono essere sguite per la notificazione. Innanzitutto la segnalazione deve essere fatta su modelli «conformi a quelli approvati dal Garante, disponibili gratuitamente anche su supporto informatico presso ogni ufficio postale e l’ufficio del Garante». Nel modello sono anche indicati nel dettaglio tutti i casi per i quali scatta l’esonero. Il modello è inoltre distribuito da vari soggetti convenzionati (editori, associazioni di categoria). Tra le modalità da seguire va segnalata anche la necessità di allegare la ricevuta di versamento dei diritti di segreteria. Diritti che sono pari a 25mila o 15mila lire, a seconda che si utilizzi il modello cartaceo o informatico per effetuare la notificazione. I versamenti vanno eseguiti sul conto corrente 97204002 intestato al Garante per la protezione dei dati personali.
«Occorre tenere presente — conclude la nota del Garante per la Privacy - che la notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso dell’attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola, ogni ente, impresa, pubblica amministrazione, può quindi effettuare una sola notificazione, la quale non è soggetta a limiti temporali e non va rinnovata se non mutano i suoi elementi essenziali».