da Il Sole 24 ore del 24.7.98

Pubblichiamo il decreto legislativo che consente agli uffici pubblici di trattare le informazioni personali riservate, approvato dal Consiglio dei ministri del 22 luglio 1998.
CAPOITrattamento di dati particolari da parte di soggetti pubbliciSEZIONEIPrincipi generaliARTICOLO1Ambito di applicazionee definizioni 1.Il presente decreto definisce i principi generali in base ai quali i soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, sono autorizzati a trattare dati sensibili o attinenti a particolari provvedimenti giudiziari ai sensi degli articoli 22, comma 3, e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675; individua, inoltre, alcune rilevanti finalità di interesse pubblico, per il cui perseguimento è consentito detto trattamento, nonché le operazioni eseguibili e i tipi di dati che possono essere trattati; detta, altresì, alcune disposizioni integrative della legislazione in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, nonché in materia di trattamento a fini di ricerca storica.
2. Agli enti pubblici economici si applicano le disposizioni previste per i soggetti privati.
3. Il presente decreto non si applica ai trattamenti di cui all’articolo 4 della legge 31 dicembre 1996, n. 675. In materia di comunicazione, trattamento e diffusione dei dati relativi ad attività di studio e di ricerca, nonché a laureati, dottori di ricerca, tecnici e tecnologici, ricercatori, docenti, esperti e studiosi, con esclusione di quelli di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, resta fermo quanto disposto dall’articolo 6, comma 4, del decreto legislativo 5 giugno 1998, n. 204.  4. I principi di cui alla presente sezione si applicano in ogni caso di trattamento dei dati effettuato da soggetti pubblici.
5. Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni elencate nell’articolo 1 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, di seguito denominata “legge”. Ai fini del presente capo, per “dati” si intendono i dati sensibili o attinenti a provvedimenti giudiziari indicati negli articoli 22, comma 1, e 24 della legge.
ARTICOLO2Modalità del trattamento e informativa agli interessati 1.I soggetti pubblici effettuano il trattamento dei dati con le modalità atte ad assicurare il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati; adottano le misure occorrenti per facilitare l’esercizio dei diritti dell’interessato ai sensi dell’articolo 13 della legge.  2. Nell’informare gli interessati ai sensi dell’articolo 10, comma 1, della legge, i soggetti pubblici fanno espresso riferimento alla normativa, che prevede gli obblighi o i compiti, in base alla quale è effettuato il trattamento.
ARTICOLO3Dati trattati
1.I soggetti pubblici possono trattare i dati solo quando la loro disponibilità è essenziale per lo svolgimento delle attività istituzionali e queste ultime non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati personali di natura diversa o di dati anonimi.  2. I dati sono raccolti, di regola, presso gli interessati.
3. Ai sensi dell’articolo 9, comma 1, lettere c) e d), della legge, i soggetti pubblici verificano periodicamente l’esattezza, l’aggiornamento, nonché la pertinenza, la completezza e la non eccedenza dei dati trattati rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, anche con riferimento ai dati che gli interessati forniscono di propria iniziativa. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto agli obblighi e ai compiti loro attribuiti, i soggetti pubblici valutano specificamente il rapporto tra i dati e gli adempimenti. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti, non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.
4. I dati contenuti in elenchi o registri tenuti con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati sono trattati con tecniche di cifratura o mediante l’utilizzazione di codici identificativi o di altri sistemi che, considerato il numero e la complessità dei dati trattati, permettono di identificare gli interessati solo in caso di necessità.
5. I dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale sono conservati separatamente da ogni altro dato personale trattato per finalità che non richiedano il loro utilizzo.
6. I dati non possono essere trattati nell’ambito dei test psico-attitudinali volti a definire il profilo o la personalità dell’interessato.
7. Il trattamento riguarda, di regola, i dati relativi ai soggetti cui si riferiscono direttamente le prestazioni o gli adempimenti. Il trattamento può riguardare anche i dati relativi ad altri soggetti solo se è parimenti necessario ai sensi del comma 1 per lo svolgimento delle attività istituzionali.
ARTICOLO4Operazioni eseguibili
1. I soggetti pubblici possono svolgere unicamente le operazioni di trattamento dei dati, che sono strettamente necessarie al perseguimento della finalità per le quali il trattamento medesimo è consentito, anche quando i dati sono raccolti nello svolgimento di compito di vigilanza, di controllo o ispettivi, esercitati anche su richiesta di altri soggetti.  2. Le operazionidi raffronto con i dati relativi ad altri interessati e i trattamenti di cui all’articolo 17 della legge sono effettuati solo con l’indicazione scritta dei motivi di dette operazioni.
3. La diffusione dei dati e le operazioni di cui al comma 2, queste ultime se effettuate tramite l’interconnessione di banche dati di diversi titolari, sono ammesse solo se previste da espressa disposizione di una legge o se necessarie ad adempiere, o esigere l’adempimento, di obblighi imposti da una legge. Si applica il comma 3-bis dell’articolo 22 della legge, come modificata dal presente decreto. Sono fatte salve,le operazioni finalizzate al miglioramento dell’efficacia, efficienza, economicità e trasparenza dell’azione amministrativa e, comunque, l’interconnessione tra sistemi e banche dati dei soggetti pubblici.
4. Resta fermo il divieto di diffusione dei dati idonei a rilevare lo stato di salute sancito dall’articolo 23, comma 4, della legge.
ARTICOLO5Modifiche alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 1.All’articolo 22 della legge sono apportate le seguenti modificazioni: a) il comma 3 è sostituito dal seguente: «3. Il trattamento dei dati indicati al comma 1 da parte dei soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, è consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, nella quale siano specificati i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, o per adempiere o esigere l’adempimento di obblighi specificatamente imposti dalla legge.»; b) dopo il comma 3 è inserito il seguente comma:
«3-bis. Quando la legge di cui al comma 3 non specifica le operazioni eseguibili o i tipi di dati che possono essere trattati, il trattamento è consentito esclusivamente per il raggiungimento delle finalità e per assicurare l’adempimento degli obblighi imposti dalla legge medesima, nel rispetto di quanto previsto dalla presente legge. I soggetti pubblici comunicano lo svolgimento dei trattamenti di cui al presente comma al Garante, per l’esercizio dei poteri conferiti a quest’ultimo.».  SEZIONEIIIndividuazione di alcune rilevanti finalità di interesse pubblico ARTICOLO6Attività di controllo e ispettive 1.Ai sensi dell’articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le finalità di verifica della legittimità, del buon andamento e dell’imparzialità dell’attività amministrativa, nonché della rispondenza di detta attività a requisiti di razionalità, economicità, efficienza ed efficacia, per le quali sono attribuite dalla legge a soggetti pubblici funzioni di controllo, di riscontro e ispettive nei confronti di altri soggetti.
2.Nell’esercizio di tali funzioni, i soggetti di cui al comma 1 possono effettuare trattamenti dei dati legittimamente detenuti e trattati presso i soggetti controllati e possono eseguire le operazioni di raffronto e di diffusione dei dati di cui all’articolo 4, commi 2 e 3, del presente decreto.
ARTICOLO7Statistica
1.Ai sensi del comma 1, si considerano di rilevante interesse pubblico i trattamenti per finalità di statistica, effettuati anche in applicazione delle disposizioni e le attività di cui al decreto legislativo 6 settembre 1989, n.  322, contemplate dal Programma statistico nazionale, approvato con decreto del presidente del Consiglio dei ministri. Resta ferma la facoltà dell’interessato di non fornire informazioni, secondo quanto previsto dal comma 2 dell’articolo 7 del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322. Il consenso si considera acquisito con la disponibilità dell’interessato a fornire le informazioni richieste.
ARTICOLO8Rapporti di lavoro
1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’instaurazione e alla gestione di rapporti di lavoro di qualunque tipo, dipendente o autonomo, anche non retribuito od onorario o a tempo parziale o temporaneo.
2.Tra i trattamenti effettuati per le finalità di cui al comma 1, si intendono, in particolare, ricompresi anche quelli svolti al fine di:
a) assumere personale anche appartenente a categorie protette;
b) garantire le pari opportunità;
c) accertare il possesso di particolari requisiti previsti per l’accesso a specifici impieghi, anche in materia di tutela delle minoranze linguistiche, ovvero la sussistenza dei presupposti per la sospensione o la decadenza dall’impiego o dal servizio, il trasferimento di sede per incompatibilità, il conferimento di speciali abilitazioni;
d) adempire obblighi connessi alla definizione dello stato giuridico ed economico, ivi compreso il riconoscimento della causa di servizio o dell’equo indennizzo, nonché obblighi retributivi, fiscali o contabili, relativamente al personale in servizio o in quiescenza, ivi compresa la corresponsione di premi e benefici assistenziali;
e) adempire specifici obblighi o compiti previsti dalla normativa in materia di igiene e sicurezza del lavoro o di sicurezza o salute della popolazione, nonché in materia sindacale;
f) applicare la normativa in materia di previdenza e assistenza anche integrativa, anche in applicazione del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 29 luglio 1947, n. 804, riguardo alla comunicazione di dati agli istituti di patronato e assistenza fiscale;
g) accertare la responsabilità civile, disciplinare e contabile ed esaminare i ricorsi amministrativi in conformità alle norme che regolano le rispettive materie;
h) salvaguardare la vita o l’incolumità fisica dell’interessato o di terzi;
i) gestire l’anagrafe dei pubblici dipendenti;
l) applicare la normativa in materia di incompatibilità, rapporti di lavoro a tempo parziale, assunzione di incarichi da parte di dipendenti pubblici, collaboratori e consulenti;
m) svolgere l’attività di indagine e ispezione presso le pubbliche amministrazioni;
n) valutare la qualità dei servizi resi e dei risultati conseguiti.
3.I dati raccolti mediante impianti audiovisivi o altre apparecchiature, anche informatiche o telematiche, richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, possono essere utilizzati unicamente per tali finalità, individuare secondo le procedure di cui all’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300. Gli interessati sono edotti delle modalità di tale trattamento, anche attraverso l’informativa di cui all’articolo 10 della legge.
4.La diffusione dei dati di cui alle lettere da i) a m) del comma 1 è consentita in forma anonima e, comunque, tale da non consentire l’individuazione del soggetto interessato.
ARTICOLO9Cittadinanza, immigrazione e condizione dello straniero 1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione della disciplina in materia di cittadinanza, di immigrazione e di asilo, di condizione dello straniero e dei profughi e sullo stato di rifugiato.
2.Le disposizioni della presente sezione non riguardano i trattamenti di dati effettuati in esecuzione della convenzione di cui alla legge 23 marzo 1998, n. 93 o dell’accordo di cui all’articolo 4, comma 1, lettera a), della legge, ovvero previsti dalla lettera e) del medesimo articolo.  3.Per le finalità di cui al comma 1 è, in particolare, ammesso il trattamento dei dati strettamente necessari: a)al rilascio di visti, permessi, attestazioni, autorizzazioni e documenti anche sanitari; b)al riconoscimento del diritto d’asilo o dello stato di rifugiato, o all’applicazione della protezione temporanea e di altri istituti di carattere umanitario, ovvero all’attuazione degli obblighi di legge in materia di politiche migratorie; c)agli obblighi dei datori di lavoro e dei lavoratori, ai ricongiungimenti, all’applicazione delle norme vigenti in materia di istruzione e di alloggio, alla partecipazione alla vita pubblica e all’integrazione sociale.  ARTICOLO10Esercizio dei diritti politici e pubblicità dell’attività di determinati organi 1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo e di esercizio di altri diritti politici, nel rispetto della segretezza del voto.
2.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione della disciplina in materia dell’articolo 22 della legge e gli adempimenti necessari alla documentazione dell’attività di organi pubblici.
3.I trattamenti dei dati per le finalità di cui al comma 1 sono consentiti per eseguire specifici compiti previsti da leggi o da regolamenti e in particolare per consentire: a)lo svolgimento di consultazioni elettorali e la verifica della relativa regolarità; b)le richieste di referendum e le relative consultazioni e la verifica della relativa regolarità; c)l’accertamento delle cause di ineleggibilità, incompatibilità o di decadenza, o di rimozione o sospensione da cariche pubbliche, ovvero di sospensione o di scioglimento degli organi; d)l’esame di petizioni, appelli e di proposte di legge di iniziativa popolare.  4.Ai fini del presente articolo, è consentita la diffusione dei dati di cui al comma 1, in particolare con riguardo alle sottoscrizioni di liste, alle presentazioni delle candidature, agli incarichi in organizzazioni o associazioni politiche, alle cariche istituzionali e agli organi eletti.
5.Ai fini del presente articolo, in particolare, sono consentiti la redazione di verbali e resoconti dell’attività di commissioni e di organi collegiali o assembleari, nonché l’attività relativa ad atti di controllo e di sindacato ispettivo.
6.I dati trattati per le finalità di cui al comma 2 possono essere comunicati e diffusi nelle forme previste dai rispettivi ordinamenti, anche per via telematica; sono adottate le opportune cautele per evitare la divulgazione dei dati non strettamente necessari al fine di assicurare la pubblicità dell’attività istituzionale, in particolare quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale.

ARTICOLO11Benefici economici e abilitazioni
1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione della disciplina in materia di concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti e abilitazioni.  2.Sono fatte salve le disposizioni legislative di cui all’articolo 6 del decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109, e all’articolo 6 del decreto legislativo 29 aprile 1998, n. 124, emanate in attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, e della legge 27 dicembre 1997, n. 449.
3.Si intendono ricompresi fra i trattamenti regolati dal presente articolo anche quelli necessari relativi: a)alle comunicazioni, certificazioni e informazioni previste dalla normativa antimafia; b)all’elargizione di contributi previsti dalla normativa in materia di usura e antiracket; c)alla corresponsione delle pensioni di guerra o al riconoscimento di benefici in favore di perseguitati politici e di internati in campo di sterminio e di loro congiunti; d)al riconoscimento di benefici connessi all’invalidità civile; e)alla concessione di contributi in materia di formazione professionale; f)alla concessione di contributi, finanziamenti, elargizioni e altri benefici previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria, anche in favore di associazioni, fondazioni ed enti; g)al riconoscimento di esoneri, agevolazioni o riduzioni tariffarie o economiche, franchigie, o al rilascio di concessioni anche radiotelevisive, licenze, autorizzazioni, iscrizioni e altri titoli abilitativi previste dalla legge, da regolamento o dalla normativa comunitaria.
4.Il trattamento può comprendere la diffusione nei soli casi in cui ciò sia indispensabile per la pubblicità delle attività indicate nel presente articolo, in conformità alle leggi, e per finalità di trasparenza e di controllo conseguente alle attività medesime.
ARTICOLO12Onorificenze, ricompense
e riconoscimenti
1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione della disciplina in materia di conferimento di onorificenze e ricompense, di riconoscimento della personalità giuridica di associazioni, fondazioni ed enti anche di culto, di accertamento dei requisiti di onorabilità e di professionalità per la nomina a uffici anche di culto e a cariche direttive di persone giuridiche, imprese e di istituzioni scolastiche non statali, nonché di rilascio di titoli autorizzatori o abilitativi.
ARTICOLO13Materia tributaria e doganale
1.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano di rilevante interesse pubblico le attività dirette all’applicazione, da parte dell’amministrazione finanziaria o dei suoi concessionari, delle disposizioni in materia di tributi, in relazione ai contribuenti, ai sostituti e ai responsabili di imposta, nonché in materia di deduzioni e detrazioni e per l’applicazione delle disposizioni la cui esecuzione è affidata alle dogane.
2.Ai sensi dell’articolo 1 del presente decreto, si considerano, inoltre, di rilevante interesse pubblico le attività dirette alla prevenzione e repressione delle violazioni degli obblighi e all’adozione dei provvedimenti previsti da leggi, regolamenti o normativa comunitaria, nonché al controllo e all’esecuzione forzata dell’esatto adempimento di tali obblighi, all’effettuazione dei rimborsi, alla destinazione di quote d’imposta, nonché alla gestione e alienazione di immobili statali, all’inventario e alla qualificazione degli immobili e alla conservazione dei registri immobiliari.
CAPOIIDisposizioni integrative della legislazione in materia di dati
personali
ARTICOLO14Trattamenti a fini di ricerca storica
1.Il trattamento dei dati personali a fini di ricerca storica non è incompatibile con gli scopi per i quali essi sono stati originariamente raccolti o successivamente trattati, e può essere effettuato anche oltre il periodo di tempo di cui all’articolo 9, comma 1, lettera e), della legge, nel rispetto delle altre disposizioni di legge, ivi comprese quelle contenute nel presente capo nonché le altre dettate in attuazione dell’articolo 1, comma 1, lettera a), della legge 31 dicembre 1996, n. 676.
ARTICOLO15Consultabilità dei documenti
1.All’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre
1963, n. 1409, recante norme relative all’ordinamento e al personale degli
Archivi di Stato sono apportate le seguenti modifiche: a)nel primo comma, sono soppresse le parole: «e di quelli riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che lo diventano dopo 70 anni»; b)nel secondo comma, dopo le parole: «di carattere riservato», sono inserite le seguenti: «ai sensi del presente articolo, nonché dell’articolo 21-bis,»; c)nel secondo comma, le parole: «indicati nel comma precedente», sono sostituite dalle seguenti: «indicati nel presente articolo e nel medesimo articolo 21-bis»; d)nel terzo comma, sono aggiunte in fine le parole: «nonché dell’articolo 21-bis».
2.All’articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica di cui al comma 1, le parole: «dell’articolo precedente» sono sostituite dalle seguenti: «degli articoli 21 e 21-bis».
ARTICOLO16Comunicazione e diffusione di dati personali a fini di ricerca storica 1.Dopo l’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, è inserito il seguente:
«Articolo 21-bis (Trattamento di dati personali a fini di ricerca storica).
1.I documenti contenenti dati personali conservati negli Archivi di Stato possono essere trattati a fini di ricerca storica a prescindere dagli scopi per i quali essi sono stati originariamente formati e successivamente conservati.
2.I dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, sono consultabili trascorsi quaranta anni dalla data del documento che li contiene. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. I dati possono essere comunicati o diffusi dall’utente qualora ciò sia indispensabile per le finalità di documentazione o di ricerca storica, ovvero qualora si riferiscano a fatti o a circostanze resi noti direttamente dall’interessato o attraverso suoi comportamenti in pubblico.
3.Il codice di comportamento degli archivisti e degli utenti degli archivi, sottoscritto ai sensi del comma 6, individua anche le norme di correttezza e di non discriminazione da osservare nella comunicazione e diffusione dei documenti contenenti dati personali. Il codice individua altresì le cautele da osservare per la consultazione e la diffusione di documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, consultabili ai sensi del comma 2.
4.I documenti detenuti presso gli Archivi di Stato sono conservati e restano liberamente consultabili anche in caso di esercizio dei diritti dell’interessato di cui all’articolo 13 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, qualora ciò risulti necessario per motivi di documentazione o di ricerca storica. Ai documenti è allegata la documentazione relativa all’esercizio del diritto. Su richiesta di chiunque vi abbia interesse ai sensi dell’articolo 13 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, può essere tuttavia disposto il blocco dei dati, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza e dell’identità personale degli interessati e i dati non rivestano un particolare interesse pubblico.  5.L’autorizzazione alla conoscenza di un dato da parte di un utente si considera accordata alle medesime condizioni a ogni altro richiedente.  6.Il Garante per la protezione dei dati personali promuove, ai sensi dell’articolo 31, comma 1, lettera h), della legge 31 dicembre 1996, n.  675, la sottoscrizione di un codice di deontologia e di buona condotta la cui accettazione è condizione per l’ammissione degli utenti agli archivi.».
CAPOIIIUfficio del Garante
ARTICOLO17Disposizioni concernenti l’ufficio del Garante 1.Al comma 1 dell’articolo 33 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, la parola: «quarantacinque», è sostituita dalla seguente: «ottanta».  2.Nel comma 4 dell’articolo 33, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, sono aggiunte in fine le seguenti parole: «ovvero sono assunti con contratti a tempo determinato, di durata non superiore a due anni, che possono essere rinnovati per non più di due volte».
3.Dopo il comma 6 dell’articolo 33 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 è inserito il seguente: «6-bis. Al personale dell’ufficio, al fine di garantire la responsabilità e l’autonomia ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni e del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive modificazioni, si applicano i principi riguardanti l’individuazione e le funzioni del responsabile del procedimento, nonché quelli relativi alla distinzione fra le funzioni di indirizzo e di controllo, attribuite agli organi di vertice, e quelli concernenti le funzioni di gestione attribuite ai dirigenti.».
ARTICOLO18Efficacia1.Le disposizioni del capo I del presente decreto hanno effetto a decorrere dall’8 novembre 1998.